Dicas para economizar tempo no GMail

Por Kristin Burnham, da CIO/EUA

Delegue acesso às suas mensagens e ignore conversas improdutivas com esse guia.

Se você é um dos 1193 milhões de usuários do GMail em todo o mundo, provavelmente usa o serviço - e seus add-ons - todo dia. Popular por sua capacidade de personalização, a Google constantemente adiciona novos recursos experimentais à seção “Labs” do serviço e também faz mudanças mais gerais que simplificam o fluxo de trabalho e ajudam os usuários a economizar tempo.

Aqui estão cinco dicas úteis do GMail, incluindo uma forma de acessar múltiplas contas ao mesmo tempo em um só navegador, agendar mudanças de fuso-horário e como ignorar seletivamente aquelas longas discussões por e-mail que nunca levam a nada.

1. Delegue acesso à sua conta do GMail

Se você tem duas contas do GMail, uma pessoal e uma profissional por exemplo, “deslogar” de uma e “logar” na outra várias vezes ao dia para checar mensagens pode ser entediante e gerar confusão. Mas há um novo recurso chamado “delegação de e-mail”, que já existia em contas Google Apps, que recentemente se tornou disponível a todos os usuários e pode ajudar a dividir a tarefa e resolver o problema.

Este recurso permite que alguém - sua secretária, por exemplo - tenha acesso à sua conta, permitindo que ela leia e responda às mensagens em seu nome, dividindo o trabalho. Para fazer isso, clique no link Configurações no canto superior direito da tela do GMail. Na aba Contas e Importação há uma nova seção chamada Permitir acesso à sua conta. Clique neste link e adicione um endereço de e-mail.

O GMail irá mandar uma mensagem de confirmação para este novo endereço. Assim que sua secretária aceitar o convite, ela poderá cuidar desta conta de e-mail para você. Note que você só pode delegar o acesso a um outro usuário do GMail.

2. Como ignorar discussões longas

Você provavelmente já passou pela situação de fazer parte de uma discussão por e-mail com 10 outras pessoas que sempre dão “responder a todos” e lotam a sua caixa de entrada com mensagens que não tem nada a ver com você. Uma forma fácil de fugir dela é um novo recurso do GMail conhecido como “Ignorar Inteligente”

Com ele, as conversas ignoradas só irão aparecer na sua caixa de entrada se uma nova mensagem tiver você, e só você, como destinatário, ou se seu endereço constar nos campos “Para” ou “Cc”. E uma vez que você habilita o Ignorar Inteligente, ele entra em ação em todas as versões do GMail: na web, no celular, etc.

Para habilitar o recurso, clique em Configurações, depois da aba Labs, procure Ignorar Inteligente na (longa) lista de complementos e clique em Ativar. Não se esqueça de clicar no botão Salvar Alterações no final da página. Quando você receber um e-mail que deseja ignorar, clique em Mais ações na barra ferramentas do GMail e clique em Ignorar.

3. Agende eventos em múltiplos fusos-horário

Pra quem viaja frequentemente, agendar eventos em múltiplos fusos-horário pode ser uma dor de cabeça. Mas com o recurso de Fuso Horário do Google Calendar você pode especificar em que fuso o evento irá ocorrer, em vez de ficar tentando adivinhar a diferença no tempo. Os eventos vão aparecer no calendário ajustados para o seu fuso atual.

No GMail, clique no link Agenda e em Criar Evento no canto superior esquerdo da página. Clique no link Fuso Horário e indique o fuso do local onde o evento irá ocorrer. Você também pode escolher fusos independentes para o início e o fim do evento para quando estiver em uma viagem internacional, por exemplo.

4. Avance automaticamente para a próxima conversa

Normalmente, quando você abre um e-mail e arquiva ou apaga ele, o GMail te manda de volta para sua caixa de entrada. Mas há um recurso no GMail Labs chamado “Avanço Automático” que em vez disso abre automaticamente a próxima mensagem, eliminando a necessidade de voltar para a caixa de entrada para isso.

Para habilitá-lo clique em Configurações e depois em Labs. Encontre o item Avanço Automático na lista e clique no botão Ativar ao seu lado, depois clique em Salvar Alterações no fim da página. Na aba Geral da tela de configurações você poderá escolher entre avançar para a próxima conversa, conversa anterior ou voltar para a lista de conversas.

5. Alterne entre duas contas do GMail no mesmo navegador

Se você tem ou gerencia múltplas contas do GMail, tradicionalmente tem de “deslogar” de uma para poder “logar” na outra, ou usar dois navegadores diferentes para poder acessá-las simultâneamente. Mas um novo recurso do GMail chamado “login múltiplo” acaba com este inconveniente.

Este recurso permite que você se mantenha logado simultâneamente em até duas outras contas, com uma aba do navegador para cada uma. Mas note que, no momento, este recurso só funciona em um navegador no desktop.

Para habilitá-lo, acesse a página de sua conta Google em www.google.com/accounts e clique no link editar em frente à opção Login múltiplo. Você terá de marcar algumas opções para comprovar que leu e entendeu como o recurso funciona. Quando terminar, volte à página de sua conta Google e clique no link editar em frente ao campo Endereços de e-mailpara adicionar outras contas que deseja usar simultâneamente.

Fonte:http://idgnow.uol.com.br/computacao_pessoal/2011/02/03/dicas-para-economizar-tempo-no-gmail