Artigos
Seria interessante pontuar os autores (estrelas) de acordo com a sua
produção científica e titulação;
Artigos aprovados devem ser separados por assuntos e agrupados em
salas temáticas;
É interessante que o evento seja divido por dias temáticos;
Os mini cursos devem acontecer em um dia diferente de sua temática;
No ato da inscrição as pessoas podem escolher os trabalhos que lhe
interessam, com o objetivo de verificar a quantidade de pessoas e poder
determinar um local adequado para o público;
Um pequeno intervalo entre as apresentações;
A apresentação dos trabalhos devem ser filmados e postados na youtube
Sede do novo evento
Se houver mais cidades interessadas em sediar o próximo evento;
Devem apresentar a sua candidatura na abertura do evento (esta apresentação
deve estar disponível no site) os congressistas terão uma senha para acessar um
link para votar a sede do novo evento e no encerramento é apresentada a
apuração.
Premiações
Todos os prêmios e sorteios devem ser entregues em uma única sessão
previamente agendada;
Os patrocinadores devem premiar os melhores artigos.
Sorteios para os congressistas
Cada patrocinador fará o seu sorteio, sabendo que o cupom para o
sorteio pode ser condicionado à participação em apresentações e/ou visita aos
stands.
Patrocinadores
Em todos os intervalos das apresentações é interessante que haja
vídeos dos patrocinadores e dos assuntos ligados ao evento;
No site do evento deve ter links dos patrocinadores direcionando para
um site específico ou para uma apresentação em vídeo;
Todas as ações de cada patrocinador devem ser descritas, tanto a de apresentações,
mini cursos, prêmios e brindes.
Certificado
Pode ser entregue a partir do primeiro dia. (ótimo)
Anais
Podem ser baixados como um todo ou artigo por artigo;
Seria interessante a divulgação dos Anais antes mesmo do evento (congressistas
inscritos), para conhecimento prévio e uma melhor discussão após sua
apresentação.
Chegada do congressista
Confecção do crachá;
A bolsa para o congressista deve ser de boa qualidade para que o mesmo
possa utilizá-la após o evento;
Dentro da bolsa já pode ter os brindes dos patrocinadores, mapa da
cidade, dicas de passeios e sugestão de restaurantes (os organizadores devem
fazer convênio com restaurantes próximos para oferecer aos congressistas uma
refeição de qualidade com um bom preço, mediante a apresentação do crachá);
Os organizadores podem também fazer convênio com hotéis de diversas
categorias (estrelas);
Os organizadores podem também fazer convênio com empresas de transporte
(ônibus, vans e taxi) para o translado do aeroporto ao evento na chegada e no
término;
Pode ter também material promocional da candidatura do próximo evento.
Coffee Break
Deve ser divido em diversas áreas para evitar tumulto;
Deve ter opções para pessoas que estão de dieta e/ou não possam
consumir açúcar;
Deve ter sempre água e café a disposição;
Período do evento
O ideal é o mesmo seja de segunda a sexta, ou que se inicie na segunda
ou que seu término aconteça na sexta.
Comissão organizadora
Deve disponibilizar um relatório de como foi à execução do evento as “dificuldades,
acertos e os erros” para que possam ajudar os colegas na organização de futuros
eventos.
Por: Sérgio C. Reis
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