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sexta-feira, 28 de novembro de 2014

COMO PARTICIPAR DE UM CONGRESSO




  1. Escolha um evento em sua área de atuação;
  2. Produza um artigo e submeta a aprovação;
  3. Verifique se a sua instituição pode custear as despesas de inscrição, locomoção e diárias;
  4. Faça a inscrição e guarde o comprovante;
  5. Escolha o hotel onde vai ficar. Acesse os sites: www.decolar.com; www.booking.com, www.trivago.com.br, de preferência ao hotel mais próximo ao evento e faça a sua reserva;
  6. Leia sobre a cidade onde vai ficar e procure saber sobre sua História, economia e atrações turísticas;
  7. Locomoção (veja o melhor meio para se locomover);
  8. Antes do evento veja a programação do evento e faça um roteiro dos trabalhos que deseja ver;
  9. Faça um roteiro de visita aos expositores de seu interesse e procure saber as novidades e quais são as suas ações no evento;
  10. Procure registrar os pontos importantes de cada apresentação, quais ações podem ser implantadas em sua instituição e quais assuntos podem ser aprofundados em uma nova pesquisa;
  11. O segredo é planejar para usufruir o máximo do evento.

SUGESTÃO PARA A ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS


Artigos
Seria interessante pontuar os autores (estrelas) de acordo com a sua produção científica e titulação;
Artigos aprovados devem ser separados por assuntos e agrupados em salas temáticas;
É interessante que o evento seja divido por dias temáticos;
Os mini cursos devem acontecer em um dia diferente de sua temática;
No ato da inscrição as pessoas podem escolher os trabalhos que lhe interessam, com o objetivo de verificar a quantidade de pessoas e poder determinar um local adequado para o público;
Um pequeno intervalo entre as apresentações;
A apresentação dos trabalhos devem ser filmados e postados na youtube

Sede do novo evento
Se houver mais cidades interessadas em sediar o próximo evento;
Devem apresentar a sua candidatura na abertura do evento (esta apresentação deve estar disponível no site) os congressistas terão uma senha para acessar um link para votar a sede do novo evento e no encerramento é apresentada a apuração.

Premiações
Todos os prêmios e sorteios devem ser entregues em uma única sessão previamente agendada;
Os patrocinadores devem premiar os melhores artigos.

Sorteios para os congressistas
Cada patrocinador fará o seu sorteio, sabendo que o cupom para o sorteio pode ser condicionado à participação em apresentações e/ou visita aos stands.

Patrocinadores
Em todos os intervalos das apresentações é interessante que haja vídeos dos patrocinadores e dos assuntos ligados ao evento;
No site do evento deve ter links dos patrocinadores direcionando para um site específico ou para uma apresentação em vídeo;
Todas as ações de cada patrocinador devem ser descritas, tanto a de apresentações, mini cursos, prêmios e brindes.

Certificado
Pode ser entregue a partir do primeiro dia. (ótimo)

Anais
Podem ser baixados como um todo ou artigo por artigo;
Seria interessante a divulgação dos Anais antes mesmo do evento (congressistas inscritos), para conhecimento prévio e uma melhor discussão após sua apresentação.

Chegada do congressista
Confecção do crachá;
A bolsa para o congressista deve ser de boa qualidade para que o mesmo possa utilizá-la após o evento;
Dentro da bolsa já pode ter os brindes dos patrocinadores, mapa da cidade, dicas de passeios e sugestão de restaurantes (os organizadores devem fazer convênio com restaurantes próximos para oferecer aos congressistas uma refeição de qualidade com um bom preço, mediante a apresentação do crachá);
Os organizadores podem também fazer convênio com hotéis de diversas categorias (estrelas);
Os organizadores podem também fazer convênio com empresas de transporte (ônibus, vans e taxi) para o translado do aeroporto ao evento na chegada e no término;
Pode ter também material promocional da candidatura do próximo evento.

Coffee Break
Deve ser divido em diversas áreas para evitar tumulto;
Deve ter opções para pessoas que estão de dieta e/ou não possam consumir açúcar;
Deve ter sempre água e café a disposição;

Período do evento
O ideal é o mesmo seja de segunda a sexta, ou que se inicie na segunda ou que seu término aconteça na sexta.

Comissão organizadora

Deve disponibilizar um relatório de como foi à execução do evento as “dificuldades, acertos e os erros” para que possam ajudar os colegas na organização de futuros eventos.

Por: Sérgio C. Reis